เอกสารที่แบรนด์ไทยต้องเตรียมก่อนส่งออก

ถ้าแบรนด์ไทยเจ้าของสินค้าความงามหรือสินค้าอุปโภคบริโภคกำลังจะส่งสินค้าไปขายผ่านพาร์ทเนอร์ส่งออก เอกสารฝั่งแบรนด์เองมักเป็นส่วนที่เจ้าของธุรกิจมองข้าม บทความนี้ไม่ใช่คู่มือศุลกากรและไม่ได้แทนคำแนะนำจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง แต่เป็นเช็กลิสต์คร่าวๆ ว่าแบรนด์ควรเตรียมอะไรไว้ ก่อนที่คำสั่งซื้อส่งออกแบบค้าส่งจะเริ่มเดินเรื่องจริง

เอกสารชั้นแรกเกี่ยวข้องกับธุรกรรมที่เกิดขึ้นในประเทศไทยล้วนๆ เมื่อมีการซื้อสินค้าแบบค้าส่ง แบรนด์ต้องออกใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จรับเงินให้ถูกต้อง เหมือนขายให้ผู้ซื้อธุรกิจรายอื่นทั่วไป นอกจากใบกำกับภาษีแล้ว ควรมีเอกสารข้อมูลสินค้าด้วย เช่น รายการส่วนผสม น้ำหนักสุทธิต่อหน่วย และชื่อผู้ผลิตตามที่ระบุไว้บนบรรจุภัณฑ์

สำหรับสินค้ากลุ่มเครื่องสำอางหรืออาหารเสริมที่อยู่ภายใต้การควบคุมของไทย หากประเภทสินค้านั้นต้องขึ้นทะเบียน ควรมีเลขทะเบียน อย. ที่ขอไว้อยู่แล้วพร้อมอยู่ ก่อนที่สินค้าจะเข้าสู่กระบวนการส่งออก แบรนด์ที่ขายในประเทศอยู่แล้วในหมวดนี้มักมีเลขทะเบียนพร้อมอยู่แล้ว ควรเตรียมไว้คู่กับเอกสารสินค้าอื่นๆ ตั้งแต่ต้น ไม่ใช่ไปตามหาทีหลังเมื่อออร์เดอร์ถูกยืนยันแล้ว

ฝั่งเอกสารปลายทางทำงานคนละแบบ และควรแยกให้ชัดเจน เมื่อ Pimmycool ซื้อสินค้าจากแบรนด์แบบค้าส่งเพื่อส่งออก ใบกำกับสินค้าเชิงพาณิชย์ (commercial invoice) บัญชีรายการบรรจุหีบห่อ (packing list) และหนังสือรับรองแหล่งกำเนิดสินค้า (certificate of origin) ในกรณีที่ตลาดปลายทางต้องการ จะถูกจัดเตรียมในฝั่งนั้นเพื่อใช้ผ่านพิธีการศุลกากรที่ปลายทาง แบรนด์ไทยไม่ต้องจัดทำเอกสารของประเทศปลายทางเอง

ช่องว่างที่พบบ่อย แม้แต่ในแบรนด์ที่ตั้งตัวมานานแล้ว คือยังไม่มีข้อมูลสินค้าในรูปแบบที่พาร์ทเนอร์ส่งออกและหน่วยงานศุลกากรปลายทางใช้งานได้จริง เช่น รายการส่วนผสมหรือข้อความบนบรรจุภัณฑ์ที่มีแค่ภาษาไทย มีอยู่แค่บนกล่องจริง หรืออยู่ในไฟล์เก่าที่หาไม่เจอ ล้วนทำให้ขั้นตอนช้าลง แบรนด์ที่วางแผนจะส่งออกควรเตรียมข้อมูลสินค้าเป็นไฟล์ดิจิทัลภาษาอังกฤษไว้ล่วงหน้า ดีกว่ามารวบรวมทีหลังตอนที่หาผู้ซื้อได้แล้ว

ตลาดปลายทางบางแห่ง (ไม่ใช่ทุกที่) ต้องการเอกสารเพิ่มเติมนอกเหนือจากชุดเอกสารมาตรฐาน ตัวอย่างที่พบบ่อยคือใบรับรองฮาลาล สำหรับตลาดอย่างอินโดนีเซียหรือมาเลเซีย แต่ไม่ใช่ข้อกำหนดที่ใช้กับทุกตลาด จะเกี่ยวข้องก็ต่อเมื่อแบรนด์ต้องการเข้าตลาดเฉพาะกลุ่มนั้นๆ และในกรณีที่ต้องใช้ การขอใบรับรองนี้เป็นความรับผิดชอบของแบรนด์เอง เพราะเกี่ยวข้องกับตัวสินค้าและส่วนผสม ไม่ใช่เรื่องโลจิสติกส์การขนส่ง

ทั้งหมดนี้ไม่ใช่คำแนะนำด้านกฎหมายหรือกฎระเบียบ และข้อกำหนดที่แน่ชัดอาจแตกต่างกันไปตามประเภทสินค้าและตลาดปลายทาง ก่อนปิดออร์เดอร์ส่งออก แบรนด์ไทยควรยืนยันข้อกำหนดเอกสารที่แน่ชัดสำหรับสินค้าของตนกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เช่น สำนักงานคณะกรรมการอาหารและยา (อย.) สำหรับเรื่องทะเบียน กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) สำหรับเรื่องบริษัทและใบกำกับภาษี และกรมศุลกากรสำหรับเรื่องที่เกี่ยวกับการขนส่งสินค้า การยืนยันเรื่องเหล่านี้ไว้ล่วงหน้า ดีกว่ามาแก้ทีหลังตอนสินค้าแพ็กพร้อมส่งแล้ว

สินค้าที่พูดถึงในบทความ: Dove Hair Vitamin โดฟ วิตามิน บำรุงผม ไฮยา เคราติน อินเทนซ์ซีฟ รีแพร์ 1 มล. (ยกกล่อง 6 แผง)